اهمیت برقرار کردن ارتباط

اهمیت به دست آوردن این مهارت در زندگی را می توان به مهارت پریدن از موانع برای یک دونده تشبیه کرد .دونده، دست انداز های فردی و اجتماعی را مانع نمی داند حتی گاهی ها از آنها به شیرینی یاد می کند. فواید یک ارتباط خوب برای مدیریت: حس خوب_ ایجاد انگیزه_ کار گروهی موثر_ صرفه جویی در وقت و هزینه.
ما همیشه و همه جا باید ارتباط خوب با دیگران برقرار کنیم. ما در کنار دیگران است که هویت داریم!

ارتباط میان فردی

فقط 10 درصد ارتباط شخصی ما و تاثیری که ایجاد می کنیم، از طریق کلام است. یعنی 90 درصد احساس دیگران نسبت به ما، از سایر رفتارهای ما ایجاد می شود. پنج حس اصلی وجود دارد: (بینایی_ شنوایی_ لامسه_ بویایی_ چشایی). هر چقدر کمتر دیگران را قضاوت کنیم، در برقراری ارتباط راستین موفق ترید. چون افکار منفی را نمی توانید تا مدت زیادی پنهان کنید.

• مهارت گوش کردن با حضور ذهن

در گوش دادن فعالانه، شنونده سعی میکند احساسات، افکار و عقایدی را بفهمد، که در حال انتقال هستند و آن ها را مثل اعتقادات افکار و احساسات خود بپذیرد. واین مهارت باعث می شود، شنونده به درستی پیام گوینده را بفهمد. این نوع مهارت ارتباط را فعال و دو طرفه می کند. و از بروز تشنج جلوگیری می کند.
نقل قول از یک استاد: در بسیاری از اوقات حرف نزدن و گوش کردن، می تواند نقطه آغاز یک رابطه باشد.

• شنونده فعال

سکوت می کند. به چشمان گوینده توجه می کند. به محتوای پیام گوش می دهد. بدون قضاوت کردن به سخنان او گوش می دهد.

• توجه تان را نشان دهید

زمانی که گوش می دهید، توجه تان به فرد دیگر را نشان دهید. اگر فردی که با شما صحبت می کند، احساساتی است، پاسخ آشکار و قاطعی به او بدهید. و نشان دهید که دارید سعی می کنید خودتان را در موقعیت او احساس کنید،برای مثال: به اوبگویید: (من می توانم احساس شما را تصور کنم)، اینگونه پاسخ ها می تواند دیگران را به حرف آورد و شما از این طریق می توانید اطلاعات بیشتری پیدا کرده وبه طور هوشمندانه ای اظهار نظر کنید.

• از جملاتی استفاده کنید که باب صحبت را باز می کنندسوالات دقیق تری که راهگشا هستند

1. در شرکت شما چه کسی تصمیم گیرنده است؟
2. نگرانی اصلی شما چیست؟
3. چه چیزی برای شما خیلی اهمیت دارد؟
این نوع پرسش های باز و صریح فضای صمیمی تری برای گفت و شنود فراهم می کند.

• دوست داشته شدن یا دوست داشتنی بودن

یکی از نیاز های انسان بوده و هست و خواهد بود. بعضی از افراد را اگر زیر نظر بگیریم، می بینیم که قبل از هر چیز به احساسات دیگران احترام می گذارند و با رفتار خود نشان می دهند که دیگران برایشان اهمیت دارند. یکی از مهارت های مهم آنها این است که در هر جا و با هر کسی می توانند سر صحبت را باز می کنند.

• ویژگی خودتان را بفروشید

مردم، افراد را بیش از محصولشان می خرند! تنها آن چه که می دانید و می گویید مهم نیست ،بلکه مهم چگونگی بیان آن است .
بیشتر بخوانید،بیشتر مطلع باشید و سفر به منظور آشنایی با تمدنها و سرزمین های دیگر کنید.

• هوش عاطفی خود را پرورش دهید

افرادی که با جهان ارتباط برقرار می کنند، علاوه بر درک عمیقی از مردم شناخته خوبی از خود دارند .
هوش عاطفی یکی از مهمترین عناصر موفقیت پایدار است.

پنج مشخصه هوش عاطفی

1. خودآگاهی( تلاش برای یافتن حقیقت) 2. انتظام شخصی داشتن (تلاش کردن بدون نیاز به نیروی بیرونی) 3. انگیزه یافتن هدف و معنای حرکت) 4. همدلی( اندیشیدن به همه موجودات و سایر انسان ها) 5.مهارت اجتماعی( داشتن قدرت زندگی و کار موثر در کنار مردم)

• چرا باید سخنرانی کنیم

چون در بسیاری مواقع نمی توانیم منتظر شویم تا مطلب مورد نظر ما به وسیله دیگران خوانده، فهمیده و یا جذب شود،
بخشی از وظیفه ما تسهیل فهمیدن و جذب طرح پیشنهادی است.
در بیان و ارائه باید فروتن باشید ،زیرا فروتنی باعث می شود تا ظرفیت پذیرش انتقادها در شما به حداکثر برسد.

• سه روش برای بهبود مهارت های ارائه

1.برنامه ریزی (از زمان شروع و خاتمه، توجه به شنوندگان) 2. آماده سازی( مطمئن شدن از محتوای مطلب و آماده برای ارائه آن) 3. اجرا(اجرای ماهرانه می تواند در همراهی حضار با مطلب کمک شایانی کند) آرامش_ لباس مناسب_ اعتماد به نفس.
برای برنامه ریزی پیام خود را به سه بخش اصلی تقسیم کنید
1.مقدمه =چگونه به موضوع می نگرید؟
2. بدنه =کلام پرورده میشود و یافته ها تجزیه و تحلیل می شوند. پیشنهاد اصلی مطرح می شود.
3. نتیجه گیری= برای جلب توجه مخاطب و هدایت و دادن سرنخ در انتهای برنامه از مقدمه، بخش اصلی و نتیجه گیری
ارائه تان استفاده میکنید.

• فضای سخنرانی چگونه است؟

سخنرانی باید با موقعیت متناسب باشد.
قبل از شروع به این سوالات پاسخ دهید:
آیا موقعیت رسمی است یا غیر رسمی ؟
چه مدت می توانید صحبت کنید؟
این گروه در اینجا به میل خود یا اجبار حاضر شده اند ؟

• رئوس مطالب اصلی چه ترتیبی دارند؟

چه نکات مهمی را می خواهید بگویید ؟خیلی زیاد در مقابل خیلی کم
چطور می توانید به بهترین نحو نکات مهم را سازمان بدهید؟ ترتیب زمانی_ علت و معلول _مسئله و راه حل.
تحقیقات نشان می دهد جهت تاکید، قوی ترین نکات باید اول یا آخر قرار داده شوند. بهترین عقاید خود را دفن نکنید.
مخاطبان به چه میزان اطلاعات نیاز دارند؟
از چه نوع اطلاعاتی باید برای حمایت از نکات اصلی استفاده کنید؟
وضوح و سادگی را بیشتر و استفاده از اصطلاحات فنی و کلمات زبانهای بیگانه را کمتر کنید.

• یک سخنرانی مهم را چگونه طراحی کنیم؟

مطالب باید بی روح و خشک نباشد، بلکه مانند یک قصه سرآغاز و فراز و فرود داشته باشند هدفتان را تعیین و پیامتان را
روشن بیان کنید.
روی مخاطب تان تمرکز کنید.
کل برنامه ها را طراحی کنید نه بخش بخش.
در جاهایی که می توانید از عکس استفاده کنید، ولی در استفاده از تصویر و گرافیک زیاده روی نکنید. مواظب صدا و
تصاویر متحرک بی فایده باشید. امکان دارد، که کسل کننده بشوند.

• در ابتدا به سادگی و روشنی خود را به حضار معرفی کنید.

می خواهید با سخنرانی تان به چه هدفی دست پیدا کنید؟
آیا می خواهید مخاطبان شما:
چیزی را بفهمند؟ رفتارشان را تغییر بدهند؟ حرکتی انجام بدهند؟ اگر فقط آنچه را می خواهید بگویید در نظر داشته باشید،
نیاز نیمه دیگر طرف ارتباط یعنی مخاطبان را نادیده گرفته اید.

• ارائه

می گویند، در علم بیان رفتاری، در حدود هفصدو پنجاه هزار نشانه در میان اقوام گوناگون بشری شناسایی شده است.از این
میان تنها صدو هزار نشانه را به صورت نسبت می دهند !
به این دلیل است که حتی بدون تبادل یک کلمه، ما متوجه بسیاری از مطالب می شویم.

• بیان با صدای رسا؛

صدا اولین و مهمترین ابزار ماست .ارتباط با کلمات آغاز می شود.
رسایی صدا امر دیگری است. صدای رسا، بلند شفاف و مطمئن است .اگر فاصله بین سکوت و فریاد را به 10 قسمت تقسیم
کنیم ، بلندی صدای یک گوینده موثر، در طیفی بین 5 تا 7 قرار می گیرد.

• زبان و بدن؛

زبان بدن و رفتار شما به طور مداوم به جهان پیرامون خود، پیامهایی را ارسال می کند .این پیام ها درباره احساسات هستند،
گاهی روشن و واضح و گاهی پنهان و مه آلود شما می توانید با کمی دقت در این حالات، آن ها را درباره خود تغییر دهید.
برای این کار تمرین و پشتکار لازم است.با تمرکز روی آن، انسانی بشوید که می خواهید.

• دست ها و چشم ها؛

دست ها را آزاد و در کنار نگه دارید.
تنها حرکات با معنا را با دست همراه کنید.
چشم هایتان را روی همه افراد بچرخانید و با همه ارتباط برقرار کنید .
این چشمان شما است که به دیگران می گوید: به حرف من گوش کنید.

• حرکات؛

مهارت در رفتار و حرکات در هر شرایطی موجب پیروزی می شود.
خود را برای اتفاق های پیش بینی نشده آماده کنید، دستپاچه نشوید، سخنرانی تان را مدیریت کنید.

• مخاطب خود را تحلیل کنید،

چطور می توانید در برنامه ریزی تان بیشتر مخاطب مدار باشید؟ با تحلیل مخاطب تان شروع کنید.
مخاطبان باید چه چیزهایی بدانند؟
اگر توقعات ،پیشینه و رفتارهای مخاطبان را نادیده بگیرید، تلاش های شما برای برقراری ارتباط احتمالاً با کسر امتیاز
مواجه خواهد شد.
روح مخاطب را نادیده نگیرید.
نقشه شما چیست ؟
دوباره هدفتان را بازبینی کنید . به جای توجه به آنچه می خواهید بگویید، به آنچه مخاطبان تان می خواهند بدانند، یا
نتیجه ای که از سخنرانی می خواهند بگیرند، توجه کنید، از سوال برای تمرکز بر روی نظرات تان استفاده کنید.

• آیا شما لالایی می خوانید؟

12 علامت وجود دارد که نشان می دهد، مخاطب به شما گوش نمی کند:
شروع به نگاه کردن به پایین می کنند.
صورت یا موهایشان را لمس میکنند.
خیره به بالا نگاه میکنند.
موبایلشان رو چک میکنند.
حرکت های کوچکی می کنند.
خمیازه می کشند.
اطراف را نگاه می کنند.
آه بلند می کشند.
اطراف رو نگاه میکنند.
و...
به این علایم بی تفاوت نباشید، کاری بکنید که دوباره حواس مخاطب به شما جلب بشود.

• برای سخنرانی بعدی چه بپوشیم؟

93 درصد از تاثیر اولین برخورد، بر اساس ارتباط غیر کلامی است. برای مثال چطور صحبت می کنیم، چطور به نظر می رسیم و چطور رفتار می کنیم در قدرت برقرار کردن ارتباط ما تاثیر مستقیم دارد.
زمانی که روی صحنه هستید مردم شما را از نزدیک خواهند دید. به همین دلیل باید تأثیر درستی بر آنها بگذارید.
توصیه های درباره ی نحوه ی انتخاب لباس:
1. کفش هایتان را واکس بزنید.
2. رسمی یا غیررسمی ؟(اگر همه ی حضار ساده لباس می پوشند شما هم ساده بپوشید، ولی شیک تر باشید.)
3. رنگ پس زمینه را چک کنید. (در مورد رنگ محل سوال کنید و رنگ مکمل آن را بپوشید.)

• خواندن افکار مخاطب از خاطرات واقعی یک مدیر بازاریابی:

پنج دقیقه اول یک سخنران بسیار مهم است .حضاردر آن لحظات حساس، تصمیمی خواهند گرفت، که توجه آنان به بقیه سخنرانی تاثیر خواهد گذاشت. باید آنان را متقاعد کنیم که این سخنرانی از آنچه آنان قبلاً شنیده اند ،متفاوت است. برای مثال :(از یک داستان شخصی کوتاه و شیرین که خیلی ظریف شما را به موضوع سخنرانی ارتباط دهد.)مفید خواهد شد.
ذهن مخاطب را بخوانید
فقط آماده شدن برای سخنرانی کافی نیست .لازم است احوال مخاطب در طول سخنرانی را نیز بدانیم. درباره موضوع سخنرانی تان، مقداری جزئیات به مخاطبان بدهید. یک مطلب فی البداهه را در میان صحبت هایتان مطرح کنید، تا به تجربه ی حضار نزدیک شوید.

• از تجربیات واقعی یک مدیر فروش:

تماس چشمی برقرار کنید. به خصوص وقتی روی دلایل اصلی تکیه می کنید.
کلماتی به کار ببرید که بر اهمیت مطلبی تاکید کند، که در حال بیان آن هستید.
به تناوب به شی یا تکه کاغذی که در دستان دارید، اشاره کنید .
زمانی که صحبت می کنید ،افراد را به اسم نام ببرید.
به افراد ،مکان ها، آمارها و موقعیت های خاص اشاره کنید.

• خلاصه ای از رفتار حرفه ای:

اول ،وقت شناس باشید. در هر موقعیتی که باشید ،سر وقت شروع کنید.__
دوم، در برقرار کردن ارتباط مثبت باشید .مثبت بودن در ارتباط با دیگران این حس را القا می کند که شما خودتان، دیگران و
حرفه تان را دوست دارید.
سوم، شنونده ی خوبی باشید. بگذارید دیگران اول صحبت کنند .وقتی گوش می دهید، دارید علاقه خودتان به شخص
دیگر را نشان می دهید.
چهارم، از نظر دستور زبان صحیح صحبت کنید .مردم بر اساس طرز صحبت کردن شما در مورد شما قضاوت خواهند کرد.
و آخرین توصیه؛ منحصر به فرد باشید .خودتان باشید. سعی نکنید از رفتار فرد دیگری تقلید کنید. منحصر به فرد بودن، بهشما کمک خواهد کرد از جمعیت جدا شوید و در ساختن تصویر حرفه ای خود کمک کنید.
_متوجه خواهید شد که این نکات با فعل" باشید"همراه بودند .ممکن است این توصیه ها را" باید های حرفه ای بودن" بنامید. اگر تا امروز، زنبور شما را نیش زده باشد پس می دانید جای نیش زنبور می ماند .امیدوارم این باید ها نشانه ای از حرفه ای بودن بر روی شما بگذارند و آنها را فراموش نکنید.

برگرفته از کتاب قدرت برقرار کردن ارتباط. چگونه خود و افکارمان را ارائه کنیم؟

تالیف : شهرزاد اسفرجانی

خلاصه شده توسط: سیده آرزو حسینی